Бизнес Процесс Менеджер, софтина такая для построения процессов выполнения работ, расставляешь блоки пункты связи кто что и за кем делает, что происходит при отказе на определенной стадии и так далее...
В принципе главное визуализировать хотя бы, иначе очень сложно объясняться.