Поздравляю, ты погрузился в проекты внедрения.
Если кратенько.
Должно быть одно ответственное лицо. Руководитель Проекта со стороны Заказчика. Которое отвечает своей головой, премией, бонусом за это внедрение.
Есть те, на чьи процессы влияет внедрение. Ну то есть те, кому добро причиняют по их хотелкам или принудительно. Они выступают специалистами, так как владеют оптимизируемым процессом. Их можно назвать рабочей группой. Собственно, они коллегиально и принимают решения.
Далее. Все косяки(баги), пожелалки, хотелки, которые всплывают на этапе тестовой/опытной эксплуатации - фиксируются.
Для них выбираются приоритеты. Они выбираются рабочей группой. Далее РПЗ, который является держателем бюджета всей этой авантюры уже решает, что идет в реализацию, ориентируясь на информацию от рабочей группы.
Журнал с фиксаций хотелок/доделок - штука очень полезная, чтобы потом понять и разобраться, откуда то или иное пожелание пришло, потому как они могут быть не описаны в основных проектных решениях. Вестись может даже в обычном экселе.