Если пытыться автоматизировать бардак, то вы получите автоматизированный бардак. Порядок либо есть, либо его нет.
Если это политика, то действуйте политическими методами. Пишите бумаги верхнему руководству, принимайте регламент, прописывайте ответственность за нарушение оного. Если ваше непосредственное руководство не понимает - "прыгайте через голову" к "еще более верхнему руковдству" при каждом удомном случае (типа непосредственный начальник в отпуске, на больничном и т.п.)
Это не техническая задача, однозначно. Техническими средствами политическую задачу вы никогда не решите. Нужна политическая воля руководства.